Dr. Albrecht Schütte (CDU) im Austausch mit Infoscan
Bisher haben in Baden-Württemberg nur wenige Kommunen eine digitale Akte. Statt ausgedruckte Dokumente zu den einzelnen Sachbearbeitern zu bringen, werden zukünftig alle relevanten Unterlagen am Arbeitsplatz der Mitarbeitenden digital verfügbar sein.
Infoscan, eine Firma in Sinsheim-Reihen, hat gerade in diesem Kernelement der Digitalisierung bei Banken und in anderen Branchen langjähriges Know-how.
Von dieser Erfahrung könnten gerade auch Städte, Gemeinden und Kreise profitieren. „Infoscan bietet Lösungen an, die zu jedem Betriebssystem passen, sodass niemand etwas umstellen muss, sondern weiter das gewohnte System nutzen kann“, so der Geschäftsführer, Reinhard Bayer. „Die Digitalisierung von Kommunen wird eine große Aufgabe, hier sind Dienstleister wie Sie eine große Hilfe“, ergänzte der Landtagsabgeordnete Albrecht Schütte.
Zu beachten ist, dass jedes Bundesland einen eigenen Aktenplan hat und jede Kommune diese Vorlage nochmal selber anpassen kann – ähnlich wie bei den Details der finanziellen Buchführung von größeren Betrieben. Das beutet, dass jede Kommune ein anderes System hat und man nicht generalisiert vorgehen kann. Hier bietet Infoscan eine umfassende Beratung an, um für jede Kommune eine individuell passgenaue Lösung zu entwickeln, bei der im Hintergrund trotzdem standardisierte Ansätze verwendet werden können.
Die Umstellung kann man sich wie folgt vorstellen: die vorhandenen Akten werden nach und nach gescannt, in das elektronische Zielarchiv der Kommune eingepflegt und für Anwendungen verfügbar gemacht. Die Zugriffe auf die digitalen Daten sind vordefiniert. So erhält beispielsweise das Bauamt auf Bebauungspläne und die einzelnen Bauanträge Zugriff. Nicht nur die technische Umstellung und das Umdenken in der Mitarbeiterschaft ist herausfordernd, auch das Einscannen der vorhandenen Akten unter gleichzeitigem Weiterbetrieb der Kommune gilt es als Herausforderung zu bewältigen. Aus diesem Grund wird etappenweise eingescannt.
Digitalisierung ist schnell gesagt, dahinter aber steht viel Arbeit. Wichtig ist auch die Bereitschaft und Offenheit der Mitarbeiter aus den Kommunen und Betrieben gegenüber der Digitalisierung, denn diese bilden das Fundament für eine erfolgreiche Transformation. Schütte bedankt sich bei der Leitung von Infoscan für den Einblick in die Branche und die Herausforderungen: „Infoscan ist ein sehr interessanter Betrieb und zeigt den Erfindergeist in Baden-Württemberg. Mit solchen Ansätzen kann die Digitalisierung vorangetrieben werden und der Wohlstand bei uns erhalten bleiben.“
Infoscan hat erkannt, dass die Digitalisierung zu einem entscheidenden Faktor für individuellen Erfolg und gesellschaftliche Entwicklung geworden ist. Dabei spielt die Möglichkeit, einfach digital zu werden, eine zentrale Rolle. Es müssen also Lösungen her, die den Digitalisierungsprozess unkompliziert umsetzen lassen.
In diesem Sinne denkt Infoscan längst weiter. Bastian Brenner, Michele Bonadio und Jan Schelle beschrieben unter anderem: „Unser großes Ziel ist es, dass sich jeder digital aufstellen kann – und das möglichst einfach, kostensparend und nachhaltig! Wir wollen, dass Dokumente nicht mehr durch ganz Deutschland gefahren werden müssen, sondern an zentralen Punkten gescannt und dann elektronisch an den Zielort geleitet werden. Dadurch würden erheblich Transportwege und CO2 eingespart.
